Chia sẻ tệp qua liên kết: chọn người nhận và quyền truy cập

Bạn chỉ gửi tài liệu cho một đồng nghiệp, nhưng phần chia sẻ lại chọn bất kỳ ai có liên kết. Người nhận tin nhắn và người được phép mở tệp không nhất thiết là cùng một nhóm. Với lựa chọn này, Google Drive cho phép mở liên kết mà không cần đăng nhập Tài khoản Google.¹

Trước khi gửi tài liệu quan trọng, hãy mở bảng chia sẻ. Nếu muốn thử các tùy chọn, dùng tài liệu không có dữ liệu thật và giữ phiên đăng nhập của chủ sở hữu.

Chọn người nhận rồi mới chọn quyền

Nếu người nhận chỉ cần đọc, hãy bắt đầu bằng quyền xem. Chỉ cấp quyền chỉnh sửa khi công việc cần đến. Drive phân biệt người xem, người nhận xét và người chỉnh sửa, cùng các thao tác họ có thể làm trong thư mục chia sẻ.¹²

OneDrive có lựa chọn dành cho người cụ thể, người trong tổ chức hoặc bất kỳ ai nhận được liên kết. Loại liên kết cho người đã có quyền truy cập không cấp thêm quyền mới.³ Đọc phạm vi của lựa chọn trước khi sao chép địa chỉ.

Bảng dưới giúp kiểm tra các tùy chọn được Google và Microsoft mô tả. Tùy chọn hiện có còn phụ thuộc tài khoản và chính sách của tổ chức.¹⁴²³⁵

Cài đặt	Câu hỏi cần trả lời	Nơi kiểm tra
Người truy cập	Ai được mở tệp?	Người cụ thể, tổ chức hoặc bất kỳ ai
Vai trò	Cần xem, nhận xét hay chỉnh sửa?	Quyền đã cấp
Thư mục cha	Có quyền kế thừa nào khác không?	Thư mục và nhóm
Tải xuống, sao chép	Tính năng giới hạn thao tác gì?	Điều kiện và phạm vi áp dụng
Quyền còn lại	Khi xong việc, ai vẫn truy cập được?	Danh sách người và liên kết khác

Xem cả thư mục chứa tệp

Google giải thích rằng tệp kế thừa quyền từ thư mục. Trong cách hoạt động được mô tả, bạn không thể cấp cho một người quyền ở tệp thấp hơn quyền họ kế thừa từ thư mục cha.⁴² Xóa một mục trong bảng chia sẻ chưa kiểm tra hết mọi đường truy cập.

Trước khi đưa tài liệu quan trọng vào thư mục chung, đặt một tệp thử nghiệm vào đó và xem quyền của nó. Tài khoản cơ quan hoặc trường học cũng có thể bị quản trị viên hạn chế chia sẻ ra ngoài.²³ Khi người nhận báo không mở được, hãy kiểm tra tài khoản đang dùng trước.

Thử bằng tài khoản khác do bạn kiểm soát

Giữ phiên của chủ sở hữu. Mở tệp thử trong một hồ sơ trình duyệt riêng bằng tài khoản đã được cho phép. Kiểm tra thao tác cần dùng, rồi thử bằng tài khoản không có quyền để xem nội dung có bị chặn không. Bạn không cần gửi lời mời cho đồng nghiệp thật trong lần thử này.

Cửa sổ riêng tư giúp quan sát việc mở liên kết khi không dùng phiên thông thường. Nó chưa xác nhận một người cụ thể có đăng nhập được bằng đúng tài khoản hay không; hãy kiểm tra riêng việc đó.

Xong việc thì kiểm tra lại quyền

Bảng quản lý truy cập của OneDrive cho phép xem và thay đổi quyền. Tài liệu phân biệt các liên kết chia sẻ với quyền người khác đã có sẵn.³⁵ Cần xử lý trong dịch vụ, thay vì chỉ xóa địa chỉ khỏi đoạn chat.

Google cung cấp một số giới hạn tải xuống, sao chép hoặc in, nhưng lưu ý rằng chúng không ngăn mọi cách chia sẻ nội dung khác.⁴ Thay đổi quyền cũng không tự lấy lại bản sao đã được lưu ở nơi khác.

Thu hồi quyền của tài khoản thử, rồi mở lại địa chỉ cũ từ hồ sơ đó. Nếu vẫn đọc được, xem tiếp nhóm, thư mục và những liên kết khác. Với tài liệu quan trọng, ghi ngắn gọn mục đích chia sẻ và lúc cần xem lại quyền.

Tài liệu tham khảo

Footnotes

1. Google Drive — Người nhận và quyền xem, nhận xét, chỉnh sửa: https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=vi ↩ ↩² ↩³

2. Google Drive — Quyền được kế thừa từ thư mục: https://support.google.com/drive/answer/7166529?hl=vi ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

3. Microsoft Support — Loại liên kết và quyền sẵn có trong OneDrive: https://support.microsoft.com/vi-vn/onedrive/share-files-and-folders-in-microsoft-onedrive ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

4. Google Drive — Thu hồi quyền truy cập và giới hạn tải xuống: https://support.google.com/drive/answer/2494893?hl=vi ↩ ↩² ↩³

5. Microsoft Support — Kiểm tra và thay đổi quyền truy cập: https://support.microsoft.com/vi-vn/sharepoint/sharepoint-sharing-and-permissions/see-who-a-file-is-shared-with-in-onedrive-or-sharepoint ↩ ↩²