Roundup Tech 2026年10月22日

ファイル共有｜送る前にリンクの公開範囲を確かめる

閲覧と編集の権限、フォルダからの継承、共有を解除した後に残るアクセスを確認します。

この記事の内容

同僚だけに送った文書なのに、共有設定は「リンクを知っている全員」になっていた。メッセージの宛先と、ファイルを開ける人の範囲は別です。Google ドライブでは、この設定なら Google アカウントにログインしていない人もリンクからアクセスできます。¹

送信する前に、共有画面を開いて確かめてください。操作を練習するなら、実際の顧客情報などを含まない文書を使います。

誰に見せるか、何を許可するか

読むだけの相手には、まず閲覧権限を選びます。変更してもらう必要があるときに、編集権限を検討します。Google ドライブは閲覧者、閲覧者のコメント権限、編集者を区別しています。フォルダ内でできる操作も確認しましょう。¹²

OneDrive には、特定のユーザー、組織内、リンクを知る全員などの範囲があります。「既存のアクセス権を持つユーザー」向けのリンクは、新しい権限を与えません。³ 送ったリンクが何を許可するものか、説明を読んで選びます。

各サービスの共有・管理機能を確認するための表です。利用できる項目はアカウントや組織によって変わります。¹⁴²³⁵

Google の説明では、ファイルは親フォルダの権限を引き継ぎ、その権限より狭いアクセスを個別ファイルに設定できない場合があります。⁴² 名前をひとつ削除しても、フォルダやグループ経由で開ける可能性を確認します。

共有フォルダへ大切な資料を移す前に、テスト文書を置いて権限を調べるとよいでしょう。仕事や学校のアカウントには、管理者による外部共有の制限もあります。²³ 相手が開けないときは、まず利用アカウントと既存の権限を確認します。

所有者のログインは維持したまま、自分で管理する別アカウントやブラウザの別プロファイルでテスト文書を開きます。想定した相手として読めるか、許可していないアカウントからは読めないかを調べます。実在の同僚へ通知を送る必要はありません。

プライベートウインドウでは、未ログインで公開リンクが開くかを確認できます。ただし、指定した相手が正しいアカウントで利用できるかは、別に確かめる必要があります。

OneDrive のアクセス管理では、共有リンクや既存のアクセスを確認し、変更できます。³⁵ チャットから URL を消すだけでなく、サービス側の設定を見直します。

Google はダウンロードやコピーなどの制限を用意していますが、ほかの方法による内容の共有まで防げるわけではないと説明しています。⁴ 以前に保存されたコピーを、権限の変更だけで回収できるとは考えないでください。

テスト文書の権限を外したら、別プロファイルから同じリンクを開いて結果を見ます。まだ開ける場合は、グループや親フォルダ、別のリンクを調べます。重要な共有では、目的と見直す時期を短く記録し、作業が終わったら残っている権限を確認しましょう。

Google Drive — 公開範囲と閲覧・コメント・編集権限: https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja ↩ ↩² ↩³
Google Drive — フォルダから引き継がれる権限: https://support.google.com/drive/answer/7166529?hl=ja ↩ ↩² ↩³ ↩⁴
Microsoft Support — OneDrive のリンク範囲と既存のアクセス: https://support.microsoft.com/ja-jp/onedrive/share-files-and-folders-in-microsoft-onedrive ↩ ↩² ↩³ ↩⁴
Google Drive — 共有の解除とダウンロードなどの制限: https://support.google.com/drive/answer/2494893?hl=ja ↩ ↩² ↩³
Microsoft Support — 共有相手と権限の見直し: https://support.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/sharepoint-sharing-and-permissions/see-who-a-file-is-shared-with-in-onedrive-or-sharepoint ↩ ↩²

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