Dateilink verschicken: Wer bekommt damit wirklich Zugriff?

Du schickst ein Dokument an eine Kollegin. In der Freigabe steht aber, dass jeder mit dem Link darauf zugreifen darf. Die Empfänger der Nachricht und die im Dokument erlaubte Zielgruppe sind verschiedene Einstellungen. Bei Google Drive ermöglicht dieser Linktyp den Zugriff auch ohne Anmeldung bei einem Google-Konto.¹

Öffne vor dem Versand wichtiger Unterlagen die Freigabeeinstellungen. Zum Ausprobieren genügt ein Dokument ohne echte Daten. Lass dabei die Sitzung des Eigentümers geöffnet.

Erst die Empfänger, dann ihre Rechte

Soll jemand nur lesen, beginne mit Leserechten. Bearbeiten ist eine eigene Entscheidung. Drive unterscheidet Betrachter, Kommentatoren und Bearbeiter und beschreibt auch deren Möglichkeiten in freigegebenen Ordnern.¹²

OneDrive bietet Links für bestimmte Personen, die Organisation oder alle Empfänger des Links. Die Option für Personen mit bestehendem Zugriff vergibt keine neuen Rechte.³ Lies vor dem Kopieren nach, welche Zielgruppe die gewählte Einstellung einschließt.

Die Tabelle ordnet die dokumentierten Kontrollen von Google und Microsoft. Welche Optionen verfügbar sind, hängt vom Konto und von Organisationsrichtlinien ab.¹⁴²³⁵

Einstellung	Frage	Prüfstelle
Empfänger	Wer darf die Datei öffnen?	Personen, Organisation oder alle mit Link
Rolle	Lesen, kommentieren oder bearbeiten?	Vergebene Berechtigung
Übergeordneter Ordner	Wird weiterer Zugriff geerbt?	Ordner und Gruppen
Download und Kopie	Was beschränkt die Funktion?	Bedingungen und Grenzen
Verbleibender Zugriff	Was bleibt nach Projektende bestehen?	Personen und weitere Links

Den Ordner mitprüfen

Google erläutert, dass Dateien Rechte ihres Ordners erben. In der beschriebenen Konfiguration kannst du einer Person an der einzelnen Datei keine geringeren Rechte geben als die vom übergeordneten Ordner geerbten.⁴² Ein gelöschter Eintrag beantwortet daher noch nicht jede Zugriffsfrage.

Lege vor dem Verschieben wichtiger Inhalte eine Testdatei im vorgesehenen Ordner ab und prüfe deren Rechte. Arbeits- und Schulkonten können zudem administrativen Beschränkungen für externe Freigaben unterliegen.²³ Kläre bei Problemen zuerst, welches Konto der Empfänger verwendet.

Mit einem anderen eigenen Konto ausprobieren

Behalte die Eigentümersitzung. Öffne die Testdatei in einem getrennten Browserprofil mit einem berechtigten Konto, das du kontrollierst. Prüfe die gewünschte Aktion. Versuche es danach mit einem Konto, das keinen Zugriff haben soll. Eine echte Kollegin musst du dafür nicht benachrichtigen.

Ein privates Fenster kann zeigen, ob ein Link ohne deine gewohnte Anmeldung funktioniert. Ob eine bestimmte Person mit dem richtigen Konto hineinkommt, muss gesondert geprüft werden.

Nach dem Teilen wieder aufräumen

Über die Zugriffsverwaltung von OneDrive kannst du Freigaben prüfen und ändern. Microsoft unterscheidet Freigabelinks und bereits vorhandene Zugriffe.³⁵ Kontrolliere beides, wenn die Zusammenarbeit endet. Das Löschen einer Adresse im Chat ändert keine Dateiberechtigung.

Google bietet Beschränkungen für Download, Kopieren oder Drucken, erklärt aber auch, dass sich die Weitergabe auf anderen Wegen damit nicht vollständig verhindern lässt.⁴ Ein bereits anderswo gespeichertes Exemplar wird durch geänderte Rechte nicht automatisch zurückgeholt.

Entferne den Testzugriff und öffne den alten Link erneut im anderen Profil. Funktioniert er noch, prüfe Gruppen, Ordner und weitere Freigaben. Notiere bei wichtigen Unterlagen Zweck und vorgesehenen Prüftermin, damit nach dem Projekt klar ist, welche Rechte noch gebraucht werden.

Quellen

Footnotes

1. Google Drive — Empfänger und Rechte zum Lesen, Kommentieren und Bearbeiten: https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=de ↩ ↩² ↩³

2. Google Drive — Von Ordnern geerbte Berechtigungen: https://support.google.com/drive/answer/7166529?hl=de ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

3. Microsoft Support — Linktypen und bestehende Zugriffe in OneDrive: https://support.microsoft.com/de-de/onedrive/share-files-and-folders-in-microsoft-onedrive ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

4. Google Drive — Zugriff entziehen und Downloads oder Kopien beschränken: https://support.google.com/drive/answer/2494893?hl=de ↩ ↩² ↩³

5. Microsoft Support — Freigaben prüfen und ändern: https://support.microsoft.com/de-de/sharepoint/sharepoint-sharing-and-permissions/see-who-a-file-is-shared-with-in-onedrive-or-sharepoint ↩ ↩²