Urus akses fail yang dikongsi melalui Drive dan OneDrive

Anda menghantar dokumen kepada seorang rakan sekerja, tetapi tetapannya membenarkan sesiapa yang mempunyai pautan membukanya. Penerima mesej dan orang yang dibenarkan oleh fail ialah perkara berasingan. Google Drive membenarkan pautan jenis ini dibuka tanpa log masuk ke Akaun Google.¹

Sebelum menghantar dokumen penting, buka panel perkongsian. Untuk mencuba tetapan, gunakan dokumen tanpa data sebenar dan kekalkan sesi pemilik.

Tentukan penerima serta kerja yang perlu dibuat

Jika penerima hanya perlu membaca, mulakan dengan kebenaran melihat. Berikan kebenaran menyunting apabila kerja memerlukannya. Drive membezakan pembaca, pengulas dan penyunting, termasuk tindakan yang boleh dilakukan dalam folder bersama.¹²

OneDrive menyediakan pautan untuk orang tertentu, ahli organisasi atau sesiapa yang menerima pautan. Pilihan untuk orang yang sudah mempunyai akses tidak memberikan kebenaran baharu.³ Baca maksud pilihan itu sebelum menyalin alamat.

Jadual ini membantu menyemak kawalan yang diterangkan Google dan Microsoft. Pilihan yang tersedia bergantung pada akaun dan dasar organisasi.¹⁴²³⁵

Tetapan	Soalan	Tempat semakan
Penerima	Siapa boleh membuka fail?	Orang tertentu, organisasi atau sesiapa sahaja
Peranan	Melihat, mengulas atau menyunting?	Kebenaran yang diberikan
Folder induk	Adakah akses lain diwarisi?	Folder dan kumpulan
Muat turun atau salinan	Apakah tindakan yang dihadkan?	Syarat fungsi
Akses yang tinggal	Apa yang masih aktif selepas selesai?	Senarai orang dan pautan lain

Semak juga folder yang menyimpan fail

Google menerangkan bahawa fail mewarisi kebenaran foldernya. Dalam susunan yang didokumenkan, anda tidak boleh memberikan akses fail yang lebih rendah daripada akses yang diwarisi daripada folder induk.⁴² Membuang satu entri belum memeriksa semua laluan masuk.

Sebelum memindahkan maklumat penting ke folder bersama, letakkan fail percubaan dan lihat kebenarannya. Akaun kerja atau sekolah juga mungkin dihadkan oleh pentadbir untuk perkongsian luar organisasi.²³ Jika penerima tidak dapat masuk, semak akaun yang digunakan dahulu.

Cuba dengan akaun lain yang anda kawal

Kekalkan sesi pemilik. Buka dokumen percubaan dalam profil pelayar berasingan dengan akaun yang diberi akses, kemudian semak tindakan yang sepatutnya dibenarkan. Selepas itu cuba akaun tanpa kebenaran untuk memastikan kandungannya tidak boleh dibaca. Latihan ini tidak memerlukan jemputan kepada rakan sekerja sebenar.

Tetingkap peribadi membantu melihat sama ada pautan terbuka tanpa sesi biasa. Ia belum mengesahkan penerima tertentu boleh menggunakan akaun yang betul. Semak perkara tersebut secara berasingan.

Semak semula apabila kerjasama tamat

Panel pengurusan akses OneDrive membolehkan kebenaran dilihat dan diubah. Dokumentasinya membezakan pautan perkongsian daripada akses yang sudah wujud.³⁵ Ubah tetapan dalam perkhidmatan; memadam alamat daripada perbualan sahaja tidak mengubah kebenaran fail.

Google menyediakan had untuk muat turun, salinan atau cetakan, tetapi mengingatkan bahawa kandungan masih boleh dikongsi dengan cara lain.⁴ Perubahan kebenaran juga tidak mengambil semula salinan yang sudah disimpan di tempat lain.

Tarik balik kebenaran akaun percubaan dan buka semula alamat lama melalui profil itu. Jika masih boleh dibaca, semak kumpulan, folder dan pautan lain. Untuk dokumen penting, catat tujuan perkongsian dan masa untuk menyemak akses semula.

Sumber rasmi di bawah tersedia dalam bahasa Inggeris.

Sumber rujukan

Footnotes

1. Google Drive (EN) — Penerima serta kebenaran melihat, mengulas dan menyunting: https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=en ↩ ↩² ↩³

2. Google Drive (EN) — Kebenaran yang diwarisi daripada folder: https://support.google.com/drive/answer/7166529?hl=en ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

3. Microsoft Support (EN) — Jenis pautan dan akses sedia ada dalam OneDrive: https://support.microsoft.com/en-us/onedrive/share-files-and-folders-in-microsoft-onedrive ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

4. Google Drive (EN) — Menarik balik akses dan menghadkan muat turun: https://support.google.com/drive/answer/2494893?hl=en ↩ ↩² ↩³

5. Microsoft Support (EN) — Menyemak dan mengubah akses: https://support.microsoft.com/en-us/sharepoint/sharepoint-sharing-and-permissions/see-who-a-file-is-shared-with-in-onedrive-or-sharepoint ↩ ↩²