Ajusta los permisos de Drive y OneDrive antes de compartir archivos

Mandas un documento a una compañera, pero la configuración permite abrirlo a cualquiera que tenga el enlace. Los destinatarios del mensaje y las personas autorizadas en el archivo son decisiones distintas. Google Drive permite acceder sin iniciar sesión cuando se elige ese tipo de enlace.¹

Antes de enviar información importante, abre el panel de uso compartido. Para practicar, crea un documento sin datos reales y conserva abierta la sesión del propietario.

Decide quién necesita entrar y para qué

Si la otra persona solo necesita leer, empieza con acceso de lectura. Concede edición cuando el trabajo lo requiera. Drive distingue entre lectores, comentadores y editores, y describe también lo que pueden hacer dentro de una carpeta.¹²

OneDrive ofrece enlaces para personas concretas, para la organización o para cualquiera que los reciba. Su opción para personas con acceso existente no concede nuevos permisos.³ Comprueba qué significa la opción elegida antes de copiar la dirección.

La tabla reúne comprobaciones de las funciones documentadas por Google y Microsoft. Las opciones disponibles dependen de la cuenta y de su organización.¹⁴²³⁵

Ajuste	Pregunta	Dónde mirar
Destinatarios	¿Quién puede abrirlo?	Personas concretas, organización o cualquiera
Permisos	¿Necesita leer, comentar o editar?	Rol asignado
Carpeta superior	¿Hay otro acceso heredado?	Carpeta y grupos
Descarga y copia	¿Qué restringe la función?	Condiciones del servicio
Acceso restante	¿Qué seguirá activo al terminar?	Personas y otros enlaces

Mira también la carpeta

Drive explica que los archivos heredan permisos de su carpeta. En la configuración descrita, no puedes dar a alguien menos acceso a un archivo que el heredado de la carpeta superior.⁴² Quitar un nombre de una entrada no basta para comprobar todos los caminos posibles.

Antes de mover información importante a una carpeta compartida, coloca un documento de prueba y revisa sus permisos. Las cuentas de trabajo o estudios pueden tener restricciones administrativas para compartir fuera de la organización.²³ Si alguien no puede entrar, averigua primero qué cuenta usa.

Prueba con otra cuenta que controles

Mantén la sesión del propietario. Abre el documento de prueba desde otro perfil del navegador con una cuenta autorizada y comprueba las acciones permitidas. Después utiliza una cuenta sin autorización para comprobar que no puede leerlo. No hace falta avisar a un compañero real.

Una ventana privada sirve para observar el acceso sin tu sesión habitual. No demuestra que un destinatario concreto pueda identificarse con su cuenta; esa comprobación necesita su propio ensayo autorizado.

Comprueba qué queda después de retirar el acceso

El panel de administración de accesos de OneDrive permite revisar y modificar permisos. Los enlaces y los accesos que ya existían se describen por separado.³⁵ Revisa ambas cosas al terminar el trabajo; borrar una dirección del chat no cambia por sí mismo la configuración del archivo.

Google permite limitar algunas acciones de descarga, copia o impresión, pero advierte que eso no impide compartir el contenido por otros medios.⁴ Un cambio de permisos tampoco recupera automáticamente una copia que alguien ya conserva.

Retira el permiso del documento de prueba y vuelve a abrir la dirección desde el otro perfil. Si aún funciona, revisa carpetas, grupos y otros enlaces. Anota el propósito de los archivos importantes y cuándo revisar sus accesos, para saber qué retirar cuando termine la colaboración.

Fuentes

Footnotes

1. Google Drive — Destinatarios y permisos de lectura, comentarios y edición: https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=es ↩ ↩² ↩³

2. Google Drive — Permisos heredados de carpetas: https://support.google.com/drive/answer/7166529?hl=es ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

3. Microsoft Support — Tipos de enlace y acceso existente en OneDrive: https://support.microsoft.com/es-es/onedrive/share-files-and-folders-in-microsoft-onedrive ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

4. Google Drive — Retirada de acceso y límites de descarga o copia: https://support.google.com/drive/answer/2494893?hl=es ↩ ↩² ↩³

5. Microsoft Support — Revisión y modificación de accesos: https://support.microsoft.com/es-es/sharepoint/sharepoint-sharing-and-permissions/see-who-a-file-is-shared-with-in-onedrive-or-sharepoint ↩ ↩²