ตั้งค่าสิทธิ์ไฟล์ใน Google ไดรฟ์และ OneDrive ก่อนแชร์ลิงก์

ส่งเอกสารให้เพื่อนร่วมงานคนเดียว แต่ตั้งค่าไว้ว่าใครมีลิงก์ก็เปิดได้ ผู้รับข้อความกับคนที่ไฟล์อนุญาตให้เข้าถึงอาจเป็นคนละกลุ่ม Google ไดรฟ์ระบุว่าลิงก์แบบนี้เปิดได้โดยไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google¹

ก่อนส่งเอกสารสำคัญ เปิดหน้าตั้งค่าการแชร์ดูอีกครั้ง หากต้องการลองใช้ตัวเลือกต่างๆ ให้สร้างเอกสารที่ไม่มีข้อมูลจริง และเก็บเซสชันของเจ้าของไฟล์ไว้

เลือกผู้รับก่อน แล้วค่อยเลือกสิทธิ์

ถ้าผู้รับต้องอ่านอย่างเดียว ให้เริ่มจากสิทธิ์ดู หากต้องแก้เนื้อหาจึงค่อยให้สิทธิ์แก้ไข ไดรฟ์แยกผู้ดู ผู้แสดงความคิดเห็น และผู้แก้ไข รวมถึงอธิบายสิ่งที่ทำได้ในโฟลเดอร์ที่แชร์¹²

OneDrive มีลิงก์สำหรับบุคคลที่ระบุ คนในองค์กร และทุกคนที่ได้รับลิงก์ ส่วนลิงก์สำหรับคนที่มีสิทธิ์อยู่แล้วไม่ได้เพิ่มสิทธิ์ใหม่³ อ่านความหมายของตัวเลือกก่อนคัดลอกที่อยู่

ตารางนี้ใช้ตรวจตัวเลือกที่ Google และ Microsoft อธิบายไว้ ตัวเลือกที่มีขึ้นอยู่กับบัญชีและนโยบายขององค์กร¹⁴²³⁵

การตั้งค่า	คำถามที่ต้องตอบ	จุดที่ตรวจ
ผู้เข้าถึง	ใครเปิดไฟล์ได้	บุคคลที่ระบุ องค์กร หรือทุกคน
บทบาท	ต้องดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไข	สิทธิ์ที่ให้
โฟลเดอร์หลัก	มีสิทธิ์ที่สืบทอดมาหรือไม่	โฟลเดอร์และกลุ่ม
ดาวน์โหลดหรือคัดลอก	ฟังก์ชันจำกัดอะไรบ้าง	เงื่อนไขและขอบเขต
สิทธิ์ที่เหลือ	เมื่อจบงานใครยังเข้าได้	รายชื่อและลิงก์อื่น

ดูโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ด้วย

Google อธิบายว่าไฟล์รับสิทธิ์จากโฟลเดอร์ที่เก็บอยู่ ในรูปแบบที่เอกสารอธิบาย คุณให้สิทธิ์ในไฟล์ต่ำกว่าสิทธิ์ที่บุคคลนั้นได้รับจากโฟลเดอร์หลักไม่ได้⁴² การลบชื่อจากรายการหนึ่งจึงยังไม่ได้ตรวจทางเข้าทั้งหมด

ก่อนย้ายข้อมูลสำคัญเข้าโฟลเดอร์ร่วม ลองวางไฟล์ทดสอบแล้วดูสิทธิ์ของมัน บัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนอาจถูกผู้ดูแลจำกัดการแชร์ออกนอกองค์กรด้วย²³ ถ้าผู้รับเปิดไม่ได้ ให้ตรวจว่ากำลังใช้บัญชีใดก่อนขยายวงผู้รับ

ลองเปิดด้วยบัญชีอื่นที่คุณควบคุม

เก็บบัญชีเจ้าของให้ลงชื่อเข้าใช้อยู่ เปิดไฟล์ทดสอบผ่านโปรไฟล์เบราว์เซอร์อีกชุดด้วยบัญชีที่ให้สิทธิ์ไว้ แล้วตรวจว่าทำสิ่งที่อนุญาตได้ จากนั้นลองบัญชีที่ไม่มีสิทธิ์เพื่อดูว่าอ่านเนื้อหาไม่ได้ โดยไม่ต้องเชิญเพื่อนร่วมงานจริงระหว่างฝึก

หน้าต่างส่วนตัวช่วยดูว่าลิงก์เปิดได้โดยไม่ใช้เซสชันเดิมหรือไม่ แต่ยังไม่ตอบว่าผู้รับที่ระบุจะลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีที่ถูกต้องได้หรือไม่ ต้องตรวจเรื่องนั้นแยกกัน

จบงานแล้วตรวจสิทธิ์อีกครั้ง

แผงจัดการการเข้าถึงของ OneDrive ใช้ดูและแก้สิทธิ์ได้ เอกสารแยกลิงก์ที่แชร์ออกจากสิทธิ์ที่มีอยู่เดิม³⁵ ควรจัดการในบริการ ไม่ใช่แค่ลบที่อยู่ออกจากแชต

Google มีตัวเลือกจำกัดการดาวน์โหลด คัดลอก หรือพิมพ์ แต่เตือนว่ายังป้องกันการนำเนื้อหาไปแชร์ด้วยวิธีอื่นไม่ได้ทั้งหมด⁴ การเปลี่ยนสิทธิ์ก็ไม่ได้เรียกสำเนาที่บันทึกไปแล้วกลับมาโดยอัตโนมัติ

ถอนสิทธิ์บัญชีทดสอบแล้วเปิดลิงก์เก่าจากโปรไฟล์นั้นอีกครั้ง หากยังอ่านได้ ให้ตรวจกลุ่ม โฟลเดอร์ และลิงก์อื่น สำหรับเอกสารสำคัญ จดเหตุผลที่แชร์และเวลาที่จะกลับมาทบทวนสิทธิ์ไว้ด้วย

แหล่งอ้างอิง

Footnotes

1. Google Drive — ผู้รับและสิทธิ์ดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไข: https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=th ↩ ↩² ↩³

2. Google Drive — สิทธิ์ที่สืบทอดมาจากโฟลเดอร์: https://support.google.com/drive/answer/7166529?hl=th ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

3. Microsoft Support — ชนิดลิงก์และสิทธิ์เดิมใน OneDrive: https://support.microsoft.com/th-th/onedrive/share-files-and-folders-in-microsoft-onedrive ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

4. Google Drive — ถอนสิทธิ์และจำกัดการดาวน์โหลดหรือคัดลอก: https://support.google.com/drive/answer/2494893?hl=th ↩ ↩² ↩³

5. Microsoft Support — ตรวจและแก้ไขสิทธิ์เข้าถึง: https://support.microsoft.com/th-th/sharepoint/sharepoint-sharing-and-permissions/see-who-a-file-is-shared-with-in-onedrive-or-sharepoint ↩ ↩²