Batasi akses dokumen yang dibagikan lewat tautan

Kamu mengirim dokumen ke seorang teman kerja, tetapi pengaturannya mengizinkan siapa saja yang punya tautan untuk membuka file. Penerima pesan dan orang yang diberi akses oleh file bisa berbeda. Google Drive menjelaskan bahwa tautan jenis ini bisa dibuka tanpa login ke Akun Google.¹

Sebelum mengirim dokumen penting, buka panel berbagi. Untuk belajar pengaturannya, gunakan dokumen tanpa data asli dan biarkan sesi pemilik tetap terbuka.

Tentukan penerima dan tugasnya

Kalau orang itu hanya perlu membaca, mulai dari izin melihat. Berikan izin mengedit jika memang perlu mengubah isi. Drive membedakan pelihat, pengomentar, dan editor, termasuk tindakan yang tersedia dalam folder bersama.¹²

OneDrive mempunyai pilihan untuk orang tertentu, anggota organisasi, dan siapa saja yang menerima tautan. Pilihan bagi orang yang sudah memiliki akses tidak menambahkan izin baru.³ Baca cakupannya sebelum menyalin alamat.

Tabel ini membantu memeriksa pengaturan yang dijelaskan Google dan Microsoft. Pilihan yang tersedia bergantung pada akun serta kebijakan organisasi.¹⁴²³⁵

Pengaturan	Pertanyaan	Tempat memeriksa
Penerima	Siapa yang boleh membuka?	Akun tertentu, organisasi, atau siapa saja
Peran	Membaca, berkomentar, atau mengedit?	Izin yang diberikan
Folder induk	Apakah ada akses yang diwariskan?	Folder dan grup
Unduhan atau salinan	Tindakan apa yang dibatasi?	Syarat fitur
Akses tersisa	Apa yang masih berlaku setelah selesai?	Daftar orang dan tautan lain

Jangan berhenti di pengaturan file

Google menjelaskan bahwa file mewarisi izin dari foldernya. Dalam pengaturan yang dijelaskan, kamu tidak bisa memberikan akses lebih rendah pada file dibandingkan akses yang diwarisi dari folder induk.⁴² Menghapus satu entri belum memeriksa semua jalan masuk.

Sebelum menaruh data penting dalam folder bersama, masukkan file percobaan dan lihat izinnya. Akun kantor atau sekolah juga dapat dibatasi administrator untuk berbagi ke luar organisasi.²³ Jika penerima gagal membuka, periksa akun yang digunakan sebelum memperluas akses.

Coba dengan akun lain yang kamu kendalikan

Biarkan akun pemilik tetap masuk. Gunakan profil peramban terpisah dengan akun uji yang diizinkan, lalu periksa tindakan yang seharusnya bisa dilakukan. Setelah itu, coba akun tanpa izin dan pastikan isinya tidak bisa dibaca. Tidak perlu mengundang rekan kerja sungguhan saat latihan.

Jendela privat membantu melihat apakah tautan bisa dibuka tanpa sesi biasanya. Itu belum menguji apakah penerima tertentu bisa masuk dengan akun yang benar; lakukan pemeriksaan tersebut secara terpisah.

Periksa lagi ketika pekerjaan selesai

Panel pengelolaan akses OneDrive dapat digunakan untuk melihat dan mengubah izin. Dokumentasinya membedakan tautan berbagi dengan akses yang sudah dimiliki orang sebelumnya.³⁵ Hapus atau ubah izin di layanan, bukan sekadar menghilangkan alamat dari percakapan.

Google menyediakan batasan unduhan, penyalinan, dan pencetakan, tetapi menyatakan bahwa orang masih dapat membagikan isi lewat cara lain.⁴ Perubahan izin juga tidak menarik kembali salinan yang sudah disimpan di tempat lain.

Cabut izin akun percobaan, lalu buka lagi alamat lama melalui profil tersebut. Kalau masih terbuka, periksa grup, folder, dan tautan lain. Untuk dokumen penting, catat alasan berbagi dan kapan aksesnya akan ditinjau kembali.

Sumber

Footnotes

1. Google Drive — Penerima dan izin melihat, mengomentari, atau mengedit: https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=id ↩ ↩² ↩³

2. Google Drive — Izin yang diwariskan dari folder: https://support.google.com/drive/answer/7166529?hl=id ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

3. Microsoft Support — Jenis tautan dan akses yang sudah ada di OneDrive: https://support.microsoft.com/id-id/onedrive/share-files-and-folders-in-microsoft-onedrive ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

4. Google Drive — Mencabut akses dan membatasi unduhan atau salinan: https://support.google.com/drive/answer/2494893?hl=id ↩ ↩² ↩³

5. Microsoft Support — Memeriksa dan mengubah akses: https://support.microsoft.com/id-id/sharepoint/sharepoint-sharing-and-permissions/see-who-a-file-is-shared-with-in-onedrive-or-sharepoint ↩ ↩²